일하는 방식을 새로 만들어가는 새로운 생산성 도구들 (번역)

Word for Windows 2.0 Advertisement 1991

요즘 사람들의 일하는 방식은 마이크로소프트가 설계한 것이라 말해도 과언은 아닐 것입니다. 회사원들이(혹은 회사원이 아니라도) 하는 일의 대부분은 마이크로소프트의 오피스를 다루는 일에서 크게 벗어나지 않을 것입니다. 아웃룩으로 이메일을 보내고, 워드로 문서작업을 합니다. 엑셀로 숫자와 프로젝트를 관리하고 파워포인트로 보고자료를 만들죠. 좋든 싫든, 우리는 마이크로소프트가 설계한 세상에서 벗어나지 못하고 있습니다.

워드프로세서라는 것을 처음 만든 것은 1960년대의 IBM이었습니다. 마이크로프로 인터내셔널(Micropro International)은 1979년에 시장에서 성공한 첫 번째 상용 워드프로세서인 워드스타(WordStar)를 만들었습니다. 워드퍼펙트나 로터스 1-2-3와 같은 업무 툴들도 이 시장에 도전했습니다.

하지만 이런 소프트웨어들을 하나의 패키지로 묶고 일터를 정복한, 사람들의 일하는 방식을 표준화해버린 곳은 오피스를 만든 마이크로소프트가 처음이었습니다.

마이크로소프트 오피스의 DNA는 탄생한지 30년이 지난 오늘도 대부분의 업무 툴들에 녹아있습니다. 구글의 쥐 스위트(G Suite)도 애플의 아이워크(iWork)도, 결국 그 근간은 마이크로소프트의 오피스에 있습니다.


그런데 꼭 앞으로도 같은 방식으로 일해야 할까요? 글쎄요. 요즘은 업무 방식에 새로운 관점을 제시하는 새로운 서비스들이 우후죽순 생겨나고 있습니다. 거의 전쟁 수준이에요. 이미 구식이 되어버린 마이크로소프트 오피스는 속사포처럼 쏟아지는 토론 스레드, 빠르고 가벼운 정보공유, 모든 것을 하나의 창에서 해결하는 심플한 인터페이스에 대체되고 있습니다.

최근 몇 년간 이바닥의 버즈워드는 ‘AI’와 ‘모바일’이었는데요. 이제 ‘협업’을 추가할 수 있을 것입니다. 모든 개발사들은 슬랙과 같은 커뮤니케이션 서비스를 자신들의 서비스에 끼워넣으려고 합니다.

워드의 자리를 차지하기 위해 큅(Quip), 노트조이(Notejoy), 슬라이트(Slite), 젠킷(Zenkit), 노션(Notion), 아젠다(Agenda)가 등장했습니다. 엑셀은 벨레뷰(Bellevue), 스마트시트(Smartsheet), 에어테이블(Airtable), 코다(Coda)에게 위협받고 있고, 프로젝트 관리 툴로는 트렐로(Trello)가 이미 한 자리를 차지했습니다. 소위 ‘생산성 도구’ 서비스들의 리스트를 이렇듯 끝도 없이 이어 갈 수 있게 된 것은 클라우드 소프트웨어를 만드는 기술이 쉬워졌기 때문입니다.

노트조이

박스(Box)의 공동 창업자 애론 레비는 “일하는 방식이 완전히 바뀌었습니다”고 말합니다. (박스는 클라우드 스토리지 회사로, 여러 클라우드에 흩어진 데이터와 메시지를 모으는 전략을 갖고 있습니다.) 그는 이렇게 말합니다.

“90년대의 운 좋은 회사원은 서너 개의 서비스만 이용하면 되었지만, 요즘은 보다 생산적으로 일할 수 있는 방법이 더 많아졌습니다. 거의 무한대로 말이죠.”

애론 레비, Box

이런 서비스들은 터치UX나 AI 같은 새로운 기술을 기반으로 하지는 않습니다만, 우리가 일하는 방식을 바닥부터 혁신하는 과정에서 태어났습니다. (물론 모니터 앞에서 키보드를 타이핑해야 한다는 건 그대로입니다만) 스마트폰의 시대가 열리고 업무환경이 변하면서, 사람들은 회사의 기술팀이 깔아주는 구식 소프트웨어에 불만을 갖기 시작했습니다.

사람들은 일상에서 사용하는 앱 만큼 간결한 인터페이스를 회사에서 쓰는 소프트웨어에서도 보길 원했고, 윈도우 탐색기를 의존하는 일상이 지겨워지기 시작했습니다.

엔터프라이즈 소프트웨어 개발사들의 제품 판매 방식이 변했음을 의미하기도 합니다. 여태까지 개발사의 영업사원들은 회사의 기술부서나 경영진을 대상으로 세일즈를 해왔습니다. 하지만 요즘에는 개발사들이 입소문을 타고 (기술부서나 경영진을 지나쳐) 엔드유저인 회사원들과 바로 소통하기 시작했습니다.

어떤 회사들은 사내에서 사용하는 서비스를 네다섯 개로 제한하기도 합니다. 이것이 바로 이 ‘생산성 도구’ 시장이 파편화되고 있다는 신호이기도 합니다. “한 팀의 문서가 수십 개의 다른 서비스들이나 커뮤니케이션 툴에 흩어져 있다면, 하나의 일도 제대로 끝낼 수는 없을 것입니다.” ‘큅’의 공동 창업자 케빈 깁스는 말합니다. 큅은 하나의 서비스에서 문서작성, 스프레드시트, 프로젝트 관리와 커뮤니케이션까지 완결지을 수 있는 서비스로, 마이크로소프트의 오피스에 대항할 수 있는 서비스라 판단한 세일즈포스가 2016년 인수했습니다.

“마이크로소프트 오피스의 오래된 왕좌에 도전하는 툴들이 아주 많이 생겼습니다. 마이크로소프트 오피스가 변한 것은 아니에요. 우리의 환경이 많이 변했기 때문입니다..”

케빈 깁스, Quip

마이크로소프트 입장에서 보자면, 이건 큰 변화지만 느린 편입니다. 공룡 마이크로소프트는 여전히 이 업계의 패권을 가지고 있고, 쉽게 내려 놓을 것 같진 않습니다. 가트너의 최근 발표에 따르면 2017년 마이크로소프트의 오피스 군단은 이 시장의 88%를 장악했습니다. 그 다음이 구글의 클라우드 기반 문서/스프레드시트/프리젠테이션 툴인 쥐 스위트입니다. 9.7%의 시장점유율을 기록했습니다.

가트너의 애널리스트 크레이그 로스는 “공룡 회사의 점유율을 스타트업이 잠식할 것이라는 이야기는 십년 전부터 있어왔지만, 아직 그런 일은 일어나지 않았다”고 말합니다. 결정적인 순간이 닥쳤을때 사람들은 손에 익숙한 방식을 꺼내게 되어 있고, 그 때 실행되는 프로그램은 마이크로소프트의 것이기 떄문입니다.

마이크로소프트를 밀어낼 만큼 강력한 경쟁자는 아직 시장에 등장하진 않았습니다. 하지만 큅의 케빈 깁스는 무한한 선택지를 가진 뷔페처럼, 다양한 생산성 도구들을 만드는 스타트업들이 시장 점유율을 점진적으로 잠식해나갈 것이라고 예상합니다. 일하는 방식을 혁신하려는 다양한 시도들 덕분에, 소비자들(회사원들)은 더 좋은 업무 시간을 보낼 수 있다고 주장하면서요.


마이크로소프트라고 이런 변화에 넋 놓고 있지만은 않습니다. (모바일에 적합한) 심플한 UI, 신흥 서비스에서 화제였던 기능들을 오피스365에 녹여냅니다. 작년에는 슬랙과 유사한 커뮤니케이션 툴 ‘팀스(Teams)’를 런칭하기도 했습니다. 마이크로소프트가 그동안 내놓았던 기업용 서비스 중에서 팀스의 성장 속도가 가장 빠르다는 점은 사람들이 슬랙 스타일의 툴을 간절히 원한다는 또 하나의 증거일 것입니다. 벌써 약 33만개의 조직과 GE, GM 등 포춘 100대 기업의 87%에서 팀스를 사용하고 있습니다.

오피스365

오피스365의 마케팅 담당 롭 하워드는 마이크로소프트가 오피스의 UI를 심플하게 바꾸어놓았을뿐 아니라, 스크린 상단의 ‘리본메뉴’를 활용해 UI 자체를 간소화시켰다고 자평합니다. (물론 뒤죽박죽 헷갈리는 UI라고 비난 받기도 했지만요) “심플한 UX을 다시 만들기 위해 집중했고, 마이크로소프트 워드 온라인은 지난 몇 년간 지속적으로 발전해오고 있습니다”라고 그는 말합니다.

마이크로소프트는 또한 분더리스트(Wunderlist), 야머(Yammer), 인텐셔널 소프트웨어(Intentional Software)등의 서비스를 만드는 회사들을 인수하기도 했습니다. (인텐셔널 소프트웨어는 마이크로소프트의 화이트보드 프로젝트를 함께한 회사이기도 합니다.)

마이크로소프트는 회사원의 마음을 얻기 위해 AI을 도입하고 있습니다. 예를들어 엑셀 안드로이드 앱에는 (종이에 인쇄된) 스프레드시트를 카메라로 찍으면, 그것을 AI가 완벽한 엑셀 파일로 변환해주는 기능이 탑재되었습니다.

2006년 구글이 구글 닥스를 처음 내놓았을 때, 웹 기반의 생산성 도구들의 지형도는 완벽하게 변해버렸습니다. 우리는 거의 모든 업무를 클라우드에서 바로 처리할 수 있다는 사실을 깨달아버렸죠. 마이크로소프트도 당연히 이 위협을 감지했고, 온라인에서도 사용할 수 있는 오피스를 2010년에 내놓아 시장에 대응했습니다.

쥐 스위트는 버라이즌이나 콜게이트 등의 굵직한 파트너를 확보하며 레드몬드 사람들의 속을 긁었습니다. 하지만 시장의 지형을 뒤엎을 수준은 아니었습니다. 대신 구글은 회사들에게 쓸만한 대체재로 생각될 수 있도록, 마이크로소프트 오피스의 온 힘을 다해 모든 기능들을 집착적으로 쥐 스위트에 카피했다고 노트조이의 CEO 사친 레키는 말합니다.

레키는 구글 닥스가 온라인 워드 프로세서로서는 꽤 성공적이었지만, 마이크로소프트의 시장 점유율을 빼앗아오는데 집착한 나머지 마이크로소프트의 과오까지도 그대로 따라갔다고 지적합니다. ‘그래서 바로 워드프로세서 시장의 정체가 시작되었고’ 노트조이와 같은 새로운 서비스들이 새로운 관점을 제시하며 시장에 뛰어들 수 있게 되었다고 말이죠.

(심지어 십년 전에 태어난 노트 서비스의 선구자 에버노트마저도 갈피를 잡지 못하고 있습니다. 최근 에버노트는 15%나 되는 직원 54명을 감원하고, 경영진을 사퇴시키고 CEO를 교체하는 구조조정을 단행했습니다.)

클라우드 기반 생산성 도구들은 우후죽순 생겨났습니다. 프로젝트 관리 툴에서 엑셀의 자리를 노리는 스마트시트는 2018년 2분기에만 전년 대비 60% 상승한 4,240만 불의 매출을 올리며 포춘 100대 기업 중 92개 기업에서 사용됩니다.

같은 시장을 노리는 에어테이블은 8만 개가 넘는 조직이 도입했습니다. 큅은 구체적인 유저 수를 밝히진 않았으나 아마존과 시티뱅크에서 사용되고 있는 것으로 알려졌습니다.

기존의 엑셀, 워드, 파워포인트의 자리들이, 실시간으로 문서를 만들고 공유하며 커뮤니케이션할 수 있는 새로운 도구들로 대체되고 있습니다. 이런 서비스들에서는 누군가가 문서를 수정했을 때 실시간으로 알림을 받을 수도 있습니다.


이런 서비스들은 기존의 워드프로세서로 문서를 만드는 과정을 줄이고자 합니다. 그 과정이라는 것을 조금 더 자세하게 본다면,

  1. 마이크로소프트 워드나 다른 워드 프로세서 도구를 실행합니다.
  2. 파일 탐색기에서 문서를 찾아서 문서를 엽니다.
  3. 문서의 내용을 작성하거나 수정합니다.
  4. 문서를 공유하기 전에 비밀번호를 겁니다. 그래야 관련자들만 볼 수 있기 때문이죠.
  5. 메일을 보내기 위해 아웃룩을 열고, 파일 찾기를 눌러 탐색기를 훑습니다. 파일을 저장한 폴더에서 문서를 메일에 첨부합니다.
  6. 제작한 문서에 대한 설명을 메일 본문에 몇 줄 적습니다.
  7. 문서를 받아야 하는 사람들을 To와 cc에 추가합니다. (꼭 한 번 더 확인해야 하는 일이죠)
  8. 제목을 입력하고 ‘발송’ 버튼을 누릅니다.

차이는 있겠습니다만, 이 여덟 단계가 일반적일 것입니다. 그런데 아직 끝난 것이 아닙니다. 메일을 받아보는 사람도 있죠. 문서를 열고, 사본을 만들어 문서를 수정하며 코멘트를 남깁니다. 다시 아웃룩을 열어 이메일에 파일을 첨부하고 수정 내역과 몇 줄의 코멘트를 더해 회신합니다. 어떤 내용을 만들고 피드백을 받기까지, 우리는 수십 단계를 거쳐야만 합니다.

“이런 관점에서 생각하면 구글 닥스도 무겁다고 볼 수 있습니다. 그래서 노트조이는 기존의 툴과 정 반대의 서비스를 지향하고 있습니다”

사친 레키, Notejoy

노트조이나 큅과 같은 생산성 도구들은 위의 여덟 단계에서 대/여섯 단계를 줄이는 것을 목표로 합니다. 프로젝트나 팀별로 문서를 묶고, 모두가 실시간으로 보며 리뷰하고 코멘트를 남기며 (이메일이 아니라) 문서에서 직접 채팅하며 의견을 주고받을 수 있게 합니다. 물론 누군가가 남긴 코멘트를 실시간 알림으로 받을 수도 있습니다.

이런 서비스들은 여러 서비스의 기능을 하나의 툴에서 모두 제공한다는 점, 빠르고 개인화된 검색, (기존의 폴더 방식이 아닌) 새로운 스타일의 문서 서장소를 제공한다는 점을 강조합니다.

“그 때 그 때 유행하는 서비스를 필요에 따라 사용하는 것이 일을 제대로 끝내는 것과는 달라 어려웠던 기억이 납니다. (파워포인트 같은) 문서도구에 매몰되어 진짜 해야 하는 일이 꼬여 버린 사람들은 아직도 많죠.”

케빈 깁스, Quip

기존의 서비스들과 요즘의 생산성 도구들의 차이가 극명하게 드러나는 부분이 하나 더 있습니다. ‘도입을 결정하는 사람이 누구인가’의 문제입니다. 기존의 서비스들은 회사의 기술 담당자나 구매팀, 경영진에게 영업했어야 했습니다. 하지만 새로운 생산성 도구들은 각 담당자가 아니라 그 서비스를 실제로 이용하는 회사원들이 직접 도입합니다.

회사원들은 이런 서비스들에 대한 정보를 주위에서 추천받거나 뉴스를 통해 얻습니다. 프로젝트 관리나 정보 공유를 더 간단하고 빠르게 할 수 있는 방법이 있다는 것을 깨달았죠.

특히 이런 서비스들의 대부분은 (마이크로소프트 오피스 365를 포함해서) 무료로 써볼 수 있는 구간이 있기 때문에, 누구나 일단 사용해보도록 유도합니다. 예를 들어서 노트조이는 다섯 명까지 무료로 공유 서비스를 이용할 수 있습니다.


노트조이의 CEO는 이를 ‘IT의 소비재화’라고 정의합니다. “회사원은 자신의 업무 툴을 가지고 회사에 옵니다. 개발사들은 회사원 몇 명에게 자신의 서비스를 이용해 보도록 하고, 회사 내에서 서비스를 점진적으로 성장시키는 바텀업 전략을 취합니다” 그가 덧붙였습니다.

에어테이블

에어테이블 역시 대부분의 일 가입자나 매출은, 입소문을 통해 서비스를 접한 사람들로부터 발생된다고 합니다. 사람들이 엑셀에 숫자가 아니라 단어나 문장을 입력하는 것을 보고, 에어테이블은 시작되었습니다. 사람들은 엑셀을 (본래의 목적- 스프레드시트-과 달리) 이슈를 추적하고, 계약서를 관리하고, 이벤트를 관리하기 위해서 사용합니다. 숫자를 관리하기 위해 만들어진 프로그램이지만, 사람들은 단어를 입력하는데 사용합니다.

그래서 에어테이블은 단어를 위한 데이터베이스를 목표로 디자인되었습니다. 에어테이블을 도입한 회사들은 엑셀 뿐 아니라, 투박한 프로젝트 관리 소프트웨어를 대체할 수 있습니다. 예를 들어 어떤 목장주는 몇년 간 소들을 관리하던 소프트웨어를 버리고 에어테이블로 갈아탔다고 합니다. 슬랙, 박스, 타겟, 버즈피드에서도 에어테이블이 사용되고  있습니다.

생산성 앱들은 마이크로소프트나 구글의 시장을 없애려들기보다, 그들이 미처 제공하지 못하고 있는 틈새를 찾아 공략하며 사용자들에게 접근합니다.

클라우드 스토리지 서비스 박스는 이런 접근을 가장 잘 보여주는 회사라 할 수 있습니다. 박스의 소위 ‘스위스 전략’은 마이크로소프트, 구글을 포함한 다양한 서비스를 모두 연결하는 브릿지가 되는 것을 목표로 합니다.

지난 여름 박스가 공개한 ‘스트림 활동’은 유저의 업무가 도큐사인(DocuSign), 세일즈포스(Salesforce), 슬랙 등 이용하고 있는 업무 도구에 어떻게 연결되어 있는지 쉽게 파악할 수 있게 만들어주는 제품입니다. 박스의 유저는 이 스트림 활동에서 팀 멤버들과 함께 다양한 툴의 문서를 손쉽게 공유하고, 공동 작업하고 관리하면서 커뮤니케이션까지 할 수 있습니다.

“(문서 작성 뿐 아니라 공유, 협업, 커뮤니케이션 등도) 다 일입니다. 일하는 사람들에게 필요한 솔루션들의 조합이 있을 거라고 생각해요. 그것이 바로 저희가 마이크로소프트나 구글과 다른 부분이죠.”

애론 레비, Box

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